Dosarul preturilor de transfer

Aceasta sectiune include o lista cu cele mai frecvente intrebari cu privire la dosarul preturilor de transfer.


(1) Cine are obligatia intocmirii dosarului pretului de transfer?

Obligatia intocmirii dosarului preturilor de transfer revine tuturor societatilor comerciale rezidente in Romania care desfasoara tranzactii cu persoane afiliate. Definitia persoanelor afiliate este data de art. 7, alin. (1), pct. 21 din Legea 571 / 2003 privind Codul fiscal.

La modul general, companiile care fac parte dintr-un grup si desfasoara tranzactii cu alte societati membre ale grupului sunt obligate sa intocmeasca dosarul preturilor de transfer.


(2) Care este continutul dosarului preturilor de transfer?

Elementele pe care trebuie sa le contina dosarul preturilor de transfer se regasesc in cuprinsul Ordinului 222 / 2008 privind continutul dosarului preturilor de transfer (pentru a vizualiza Ordinul 222 / 2008 va rugam accesati urmatorul link).

La nivel local dosarul preturilor de transfer transpune intr-o forma mai larga codul de conduita al Uniunii Europene privind documentatia preturilor de transfer si este structurat in doua mari capitole:

  • documentul central, denumit "informatii despre grup", care cuprinde informatii comune despre grup, valabile pentru toate companiile din cadrul grupului, cum ar fi: descrierea activitatii grupului si strategia de afaceri, structura legala, operationala si organizatorica a grupului, prezentarea generala a tranzactiilor intre persoane afiliate din Uniunea Europeana, descrierea metodologiei de preturi de transfer din cadrul grupului, prezentarea detinatorilor de active necorporale din cadrul grupului; 

  • documentul specific la nivel de tara, denumit "informatii despre contribuabil", care cuprinde informatii specifice despre persoana afiliata rezidenta, dupa cum urmeaza: descrierea persoanei afiliate, prezentarea detaliata a tranzactiilor intra-group desfasurate, prezentarea analizei comparative, descrierea metodei de calcul a preturilor de transfer si argumentarea criteriilor de selectie a acesteie precum si descrierea altor conditii considerate ca fiind relevante pentru contribuabil.

(3) Pentru ce tranzactii trebuie intocmit dosarul preturilor de transfer?

In conformitate cu legislatia in vigoare, dosarul preturilor de transfer trebuie intocmit atat pentru tranzactiile desfasurate de catre companie cu persoanele afiliate nerezidente, cat si cu persoanele afiliate rezidente (in conformitate cu modificarea adusa in luna mai a anului 2010 a paragrafului (2) al articolului 11 din Codul Fiscal, ce clarifica faptul ca tranzactiile desfasurate intre persoane afiliate romane intra sub incidenta inspectiilor fiscale privind preturile de transfer), indiferent de natura si valoarea acestora.


(4) Cand trebuie prezentat dosarul preturilor de transfer?

Dosarul preturilor de transfer se prezinta autoritatilor fiscale la solicitarea scrisa si in termenul stabilit de catre acestea. Termenul pentru punerea la dispozitie a dosarului preturilor de transfer este de maximum 3 luni calendaristice, cu posibilitatea prelungirii o singura data, la cererea scrisa a contribuabilului, cu o perioada egala cu cea stabilita initial. Astfel, putem concluziona ca termenul avut la dispozitie de catre contribuabili pentru intocmirea dosarului preturilor de transfer este de maxim 6 luni de la solicitarea scrisa a dosarului de catre autoritati.

In practica, am observat ca autoritatile fiscale prefera sa stabileasca termenul de prezentare a dosarului preturilor de transfer la 3 luni, mai ales in cazurile in care dosarul a fost solicitat in timpul controalelor care au avut ca obiect rambursarea de TVA. Avand in vedere contextul economic actual si nevoia stringenta de lichiditati (atat a statului cat si a contribuabililor), pentru a evita prelungirea controlului care are ca obiect rambursarea de TVA este recomandabil ca societatile afiliate sa aiba pregatit dosarul preturilor de transfer la momentul inceperii controlului.


(5) Ce se intampla daca nu intocmesc dosarul preturilor de transfer?

Neprezentarea dosarului preturilor de transfer la termenul stabilit de organul fiscal competent este sanctionata contraventional printr-o amenda intre 12,000 si 14,000 RON. In cazul in care contribuabilul nu prezinta dosarul preturilor de transfer la prima solicitare sau prezinta un dosar incomplet, autoritatile fiscale au dreptul sa mai solicite o data acest dosar. In acest caz, contribuabilul poate fi din nou sanctionat contraventional.

Cel mai important insa este faptul ca neprezentarea/ prezentarea incompleta a dosarului preturilor de transfer urmare a doua solicitari consecutive da dreptul autoritatilor fiscale de a estima valoarea de piata a preturilor de transfer utilizate de contribuabil in cadrul tranzactiilor intra-grup. Procedura de estimare a preturilor de transfer presupune identificarea de catre autoritati a trei (3) tranzactii similare aflate la dispozitia acestora in momentul estimarii si calculul mediei aritmetice a cuantumurilor acestor tranzactii similare.

Aceasta procedura de estimare a preturilor de transfer poate avea ca rezultat ajustari semnificative ale preturilor de transfer practicate de catre societatile afiliate. De aceea este recomandat ca societatile afiliate sa-si pregateasca dosarul preturilor de transfer si sa nu ajunga in situatia in care autoritatile fiscale aplica procedura de estimare fara a tine cont de particularitatile tranzactiilor intra-grup supuse analizei sau de profilul functional si de risc al entitatii testate.


(6) Dosarul preturilor de transfer trebuie revizuit anual?

Spre deosebire de legislatia preturilor de transfer din alte state (de exemplu Statele Unite ale Americii) care contin prevederi clare referitoare la obligativitatea intocmirii dosarului preturilor de transfer pentru fiecare an financiar in parte, legislatia romaneasca nu contine astfel de prevederi. Ca urmare, un dosar al preturilor de transfer intocmit pentru scopuri locale trebuie sa fie revizuit atunci cand, de exemplu: (i) profilul functional si de risc al societatilor participante in cadrul tranzactiilor intra-grup analizate se schimba, (ii) conditiile pietei in care actioneaza societatile participante se schimba, (iii) societatea afiliata rezidenta desfasoara tranzactii noi cu alte societati afiliate sau nu mai desfasoara anumite tranzactii intra-grup pe care le-a desfasurat in mod curent pana la acel moment, (iv) politica de preturi de preturi de transfer la nivelul grupului se schimba, (v) exista date si informatii noi care pot conduce la o determinare mai exacta a preturilor de transfer utilizate in cadrul tranzactiilor intra-grup.

Revizuirea dosarului preturilor de transfer poate avea ca rezultat intocmirea unui alt dosar pentru anul financiar supus analizei, dosar care se va intocmi avand ca baza de pornire dosarul existent. Atunci cand modificarile de la un an financiar la altul sunt minore, revizuirea dosarului preturilor de transfer poate fi realizata si prin intocmirea unor anexe la dosarul preturilor de transfer deja existent, anexa care prezinta modificarile ce au avut loc in decursul anului financiar supus analizei.

Din practica, recomandarea noastra este ca dosarul preturilor de transfer sa fie revizuit anual, pentru a evita acumularea de date noi intr-un volum semnificativ fapt ce atrage dupa sine depunerea unor eforturi semnificative din punct de vedere al timpului si al costurilor implicate pentru includerea lor in dosar.


(7) Pentru ce valoare a tranzactiilor intra-grup trebuie pregatit dosarul preturilor de transfer?

Legislatia romaneasca nu prevede un prag minim pentru valoarea tranzactiilor intra-grup care trebuie documentate. Ca urmare, conform legii, toate tranzactiile intra-grup, indiferent de valoarea acestora, trebuie incluse in dosarul preturilor de transfer.

In practica, includerea si documentarea tuturor tranzactiilor intra-grup poate fi un proces costisitor atat din punct de vedere al resurselor consumate cat si al timpului necesar finalizarii dosarului. Ca urmare, managementul unei companii multinationale care desfasoara un numar semnificativ de tranzactii cu persoane afiliate in decursul unui an financiar, poate efectua o analiza cost beneficiu in urma careia sa decida intern un prag de materialitate pentru fiecare tip de tranzactie intra-grup.

De exemplu, nu se justifica intocmirea unui studiu de benchmarking pentru cheltuieli de marketing sa zicem in valoarea de 3,000 EUR refacturate de o persoana afiliata unei alte persoane afiliate cu o marja de profit de 5%, deoarece costul si timpul necesar intocmirii studiului de benchmarking si documentarii acestei tranzactii va fi semnificativ mai mare decat potentiala ajustare efectuata de autoritatile fiscale in legatura cu aceasta tranzactie.


(8) Cat dureaza in practica intocmirea unui dosar al preturilor de transfer?

In practica, pregatirea unui dosar de preturi de transfer poate dura intre doua saptamani si 3 luni.

Principalii factori care influenteaza perioada de timp necesara pentru intocmirea dosarului de preturi de transfer sunt:

  • numarul de tranzactii care urmeaza sa fie documentate;

  • numarul de ani fiscali pentru care se intocmeste dosarul preturilor de transfer;

  • existenta unei documentatii la nivel de grup care ar putea fi utilizata ca punct de pornire pentru intocmirea documentiei locale.

Astfel, procesul de pregatire a dosarului de preturi de transfer impune stabilirea unei strategii de lucru, care ar putea incepe cu o analiza a tranzactiilor derulate cu parti afiliate si a materialitatii acestora in decursul unui an fiscal, urmata de capitalizarea maxima a informatiei disponibile la nivel de grup (informatiile din documentul central).


(9) Pentru ce perioada se pregateste dosarul preturilor de transfer?

In ceea ce priveste tranzactiile desfasurate de companie cu persoane afiliate nerezidente, pentru a evita estimarea preturilor de transfer de catre autoritatile fiscale, este recomandata intocmirea dosarului preturilor de transfer pentru toti anii fiscali care nu au facut obiectul unui control fiscal avand ca obiect impozitul pe profit. Intr-o astfel de abordare, sarcina probei ca preturile de transfer utilizate au respectat principiul valorii de piata va sta initial cu contribuabilul, autoritatile fiscale trebuind sa demonstreze ca metodele utilizate de contribuabil pentru stabilirea preturilor de transfer nu reflecta pretul de piata al bunurilor si serviciilor furnizate in cadrul tranzactiilor intra-grup documentate in cadrul dosarului.

In ceea ce priveste tranzactiile desfasurate de companie cu persoane afiliate rezidente, intrucat cerinta de documentare a acestora a fost introdusa in legislatie incepand cu luna mai a anului 2010, este recomandata intocmirea dosarului preturilor de transfer pentru perioada incepand cu 2010.

Daca acesta este pregatit ca urmare a solicitarii scrise a autoritatilor fiscale, intocmirea dosarului preturilor de transfer trebuie sa se faca pentru toti anii fiscali mentionati in solicitare.


(10) Dosarul preturilor de transfer la nivel de grup poate fi folosit pentru scopuri locale?

Existenta unui dosar al preturilor de transfer la nivel de grup nu inseamna neaparat ca acesta poate fi folosit cu succes si de catre societatea afiliata rezidenta in Romania in cazul unui control fiscal. Avand in vedere particularitatile legislatiei domestice privind preturile de transfer, recomand revizuirea si amendarea acestor dosare din perspectiva locala.

Prezentarea unui dosar al preturilor de transfer incomplet din perspectiva legislatiei romanesti privind preturile de transfer (vezi Ordinul 222/2008 privind continutul dosarului preturilor de transfer), da dreptul autoritatilor fiscale de a estima cuantumul preturilor de transfer si de a efectua ajustari.


(11) In cazul solicitarii dosarului preturilor de transfer de catre autoritatile fiscale, pot sa pregatesc un singur dosar al preturilor de transfer pentru toata perioada deschisa controlului sau trebuie sa pregatesc un dosar separat pentru fiecare an fiscal deschis controlului?

In lipsa unor prevederi legislative in acest sens, decizia de a pregati un singur dosar al preturilor de transfer pentru toata perioada deschisa controlului sau un dosar separat pentru fiecare an fiscal deschis controlului este a contribuabilului. In practica, am folosit ambele variante si ambele variante au fost acceptate de catre autoritatile fiscale.

Pregatirea unui singur dosar al preturilor de transfer este recomandata in acele cazuri in care contribuabilul a desfasurat aceleasi tipuri de tranzactii intra-grup pe perioada deschisa controlului si profilul functional si de risc al persoanei afiliate auditate si metodologia de stabilire a preturilor de transfer au ramas neschimbate pe perioada deschisa controlului. De asemenea, aceasta abordare este de asemenea recomandata cand contribuabilul nu are deja pregatit un dosar al preturilor de transfer pentru un anumit an fiscal.

In cazurile in care tipurile de tranzactiile intra-grup si metodologia de stabilire a preturilor de transfer difera de la an la an, este recomandata intocmirea unor dosare separate pentru fiecare an fiscal deschis controlului. Aceasta abordare este de asemenea recomanandata in cazurile in care contribuabilul are deja intocmit un dosar al preturilor de transfer pentru un an fiscal, dosar care va fi folosit ca punct de pornire pentru intocmirea dosarului pentru ceilalti ani fiscali deshisi controlului.


(12) Care sunt etapele necesare in pregatirea dosarului preturilor de transfer?

In vederea realizarii dosarului de preturi de transfer trebuie parcurse patru mari etape, dupa cum urmeaza:

  • intocmirea sectiunilor descriptive ale dosarului de preturi de transfer – care vor contine informatii generale referitoare la grup si la compania locala (e.g. informatii financiare, principalii clienti si concurenti, strategia de afaceri, structura juridica, etc.);

  • elaborarea analizei functionala – etapa care are ca obiectiv conturarea profilului functional si de risc al companiei pentru care se intocmeste dosarul de preturi de transfer, respectiv identificarea functiilor pe care aceasta le indeplineste, a riscurilor pe care si le asuma si a activelor pe care le utilizeaza ca parte a activitatii sale operationale;

  • descrierea tranzactiilor intre companie si persoanele sale afiliate – care presupune identificarea tuturor tipurilor de tranzactii care se desfasora intre companie si persoanele sale afiliate (inclusiv a valorii acestora), analizarea contextului economic in care aceste tranzactii s-au desfasurat, analizarea termenilor contractuali stabiliti intre parti, etc.;

  • analiza economica – aceasta este partea specifica a unui dosar de preturi de transfer care presupune analizarea metodologiei utilizata pentru determinarea pretului de transfer in cadrul fiecarei categorii de tranzactii cu persoane afiliate, selectarea celei mai potrivite metode de preturi in conformitate cu specificul fiecarei tranzactii si aplicarea acestei metode in scopul testarii conformitatii preturilor aplicate in cadrul tranzactiei respective cu principiul valorii de piata.

    Aceasta etapa poate presupune si intocmirea de studii de comparabilitate / benchmarking, prin utilizarea de baze de date specializate (e.g. Amadeus, RoyaltyStat, etc.).

(13) Care sunt cele mai des intalnite greseli in intocmirea dosarului preturilor de transfer?

Din practica greselile in intocmirea dosarului preturilor de transfer apar fie ca urmare a necunoasterii / neintelegerii legislatiei in vigoare, fie ca urmare a unei experiente reduse din partea persoanei angrenate in redactarea acestuia in ceea ce priveste problematica preturilor de transfer.

Printre cele mai frecvente astfel de erori amintim:

  • neincluderea in dosar a tuturor informatiilor specificate de Ordinul 222 / 2008;

  • neintelegerea diferentelor existente intre diferitele metode de preturi de transfer, fapt ce atrage dupa sine selectarea si aplicarea eronata a unei metode pentru o anumita tranzactie;

  • neintelegerea profilului functional si de risc al companiei;

  • intocmirea eronata a studiilor de comparabilitate / benchmarking (de exemplu prin includerea in esantionul final de companii comparabile a unor societati care la randul lor sunt membre ale unor grupuri);

  • neintelegerea particularitatilor industriei in care opereaza compania;

  • neincluderea in dosar a tuturor tranzactiilor desfasurate cu persoane afiliate; sau

  • prezentarea in dosar de date insuficiente sau neconcludente, fapt ce poate atrage solicitari suplimentare de informatii din partea autoritatilor.

(14) Cat costa intocmirea unui dosar de preturi de transfer?

Exista mai multi factori care influenteaza in mod direct volumul de munca necesar intocmirii unui dosar de preturi de transfer sau atrag costuri fixe suplimentare (de exemplu cu bazele de date utilizate pentru intocmirea studiilor de comparabilitate / benchmarking), lucru care implicit genereaza si cresterea tarifului aferent.

Printre cei mai importanti astfel de factori putem enumera:

  • complexitatea activitatii grupului si a companiei locale pentru care se intocmeste dosarul;

  • existenta unei documentatii la nivel de grup care ar putea fi utilizata ca punct de pornire pentru intocmirea documentiei locale;

  • numarul de tranzactii desfasurate de companie cu persoane afiliate care trebuie documentate;

  • metodologia de preturi de transfer utilizata in cadrul fiecarei categorii de tranzactii cu persoane afiliate;

  • numarul de studii de comparabilitate / benchmarking care trebuie intocmite (aceste studii atrag costuri fixe legate de utilizarea unor baze de date specializate precum Amadeus sau RoyaltyStat).

Din practica, pretul pentru intocmirea unui dosar de preturi de transfer poate sa varieze de la cateva mii de EUR (in cazul unei companii cu o activitate simpla si care nu interactioneaza in mod semnificativ cu partile sale afiliate) la cateva zeci de mii (pentru o companie foarte mare, angrenata in activitati foarte complexe si diverse cu partile sale afiliate).